Procountorin tehokäyttäjän opas | Peten Tilitoimisto

Jokainen yrittäjä, jonka tapaamme, toivoo kahta asiaa: lisää aikaa ja vähemmän stressiä talousasioista. Modernit taloushallinnon ohjelmistot lupaavat juuri tätä. Yksi markkinoiden monipuolisimmista on Finago Procountor – tehokas paketti, joka parhaimmillaan mullistaa yrityksen arjen. Kokemuksemme kuitenkin osoittaa, että se voi aluksi tuntua myös ylivoimaiselta. Mahdollisuuksia on niin paljon, ettei tiedä, mistä aloittaa.

Me Peten Tilitoimistolla olemme työskennelleet Procountorin kanssa lukemattomien pienyritysten ja yhdistysten kanssa. Olemme nähneet, miten se taipuu niin yhden hengen toiminimen kuin kasvavan osakeyhtiönkin tarpeisiin. Tässä oppaassa emme käy läpi ohjelmiston jokaista nappia. Sen sijaan jaamme näkemyksemme siitä, miten Procountorista saadaan kaikki teho irti – ja miten me asiantuntevana kumppanina varmistamme, että taloushallintosi toimii kuin unelma.

Miksi Procountor on niin suosittu – ja miksi se voi tuntua monimutkaiselta?

Procountorin suosio perustuu sen monipuolisuuteen. Se ei ole pelkkä kirjanpito-ohjelma, vaan kokonaisvaltainen taloushallinnon työkalu, joka yhdistää myyntilaskutuksen, ostolaskujen kierrätyksen, palkanlaskennan ja raportoinnin. Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa, manuaalinen työ vähenee ja tiedon laatu paranee. Tämä on sähköisen taloushallinnon ydin.

Kattavuus on kuitenkin myös sen kompastuskivi. Yrittäjälle, jonka päätyö on kaikkea muuta kuin numeroiden pyörittelyä, Procountorin ensiavaus voi olla hämmentävä. Mitä ovat dimensiot? Miten luon uuden tuotteen? Miksi tämä lasku ei mene läpi? Kuulemme nämä kysymykset jatkuvasti.

Tyypillinen virhe on yrittää opetella kaikki kerralla yksin. Procountorin todellinen voima ei piilekään vain sen ominaisuuksissa, vaan saumattomassa yhteistyössä yrittäjän ja tilitoimiston välillä.

Perusta kuntoon: Miten Peten Tilitoimisto virittää Procountorin yrityksellesi?

Procountorin onnistunut käyttö alkaa aina huolellisesta käyttöönotosta. Emme vain anna tunnuksia ja toivota onnea matkaan, vaan rakennamme kanssasi toimintamallin, joka sopii juuri sinun yrityksesi arkeen. Tämä säästää valtavasti aikaa ja hermoja myöhemmin.

Käyttöönotto ja roolit – Kuka tekee ja mitä?

Ensimmäinen askel on selkeä työnjako. Määrittelemme yhdessä, mitkä tehtävät kuuluvat sinulle ja mitkä me hoidamme. Roolitus on joustava ja räätälöidään tarpeidesi mukaan. Esimerkiksi:

• Yrittäjä hoitaa: Myyntilaskujen luomisen, ostolaskujen tarkastamisen ja hyväksymisen, matka- ja kululaskujen tekemisen.
• Peten Tilitoimisto hoitaa: Kirjanpidon ja täsmäytykset, alv-ilmoitukset, palkanlaskennan, viranomaisraportoinnin ja tilinpäätöksen.

Jakomalli on tyypillinen, mutta ei kiveen hakattu. Osa asiakkaistamme haluaa hoitaa itse myös ostolaskujen maksamisen, kun taas toiset ulkoistavat meille lähes kaiken. Tehtävämme on löytää juuri sinulle sopiva tasapaino. Tavoite on, että käytät ohjelmistoa mahdollisimman vähän mutta saat siitä kaiken hyödyn irti.

Myyntilaskutus: Automaatiota ja ajansäästöä

Myyntilaskutuksen on oltava sujuvaa, sillä se on yrityksen elinehto. Procountorissa tämä tarkoittaa parin perusasian virittämistä kuntoon heti alussa.

Perustamme aina tuoterekisterin. Sen sijaan, että kirjoitat joka kerta laskulle samat palvelukuvaukset ja hinnat, valitset vain oikean tuotteen listalta. Tämä nopeuttaa laskutusta, vähentää virheitä ja tarkentaa raportointia, kun voimme seurata eri palveluiden myyntiä.

Toinen tehokeino on toistuvaislaskutus. Jos laskutat asiakkailtasi säännöllisesti saman summan, esimerkiksi kuukausittaisesta ylläpitopalvelusta, automatisoimme laskujen luonnin ja lähetyksen. Sinun ei tarvitse muistaa mitään – lasku lähtee ajallaan ja raha kilahtaa tilille nopeammin.

Ostolaskujen käsittely: Ei enää kadonneita kuitteja

Kenkälaatikkokirjanpidon aika on ohi. Sähköisessä taloushallinnossa kaikki ostotositteet käsitellään digitaalisesti, mikä tekee prosessista läpinäkyvän ja tehokkaan.

Procountoriin saapuvat verkkolaskut ilmestyvät järjestelmään automaattisesti. Paperiset ja sähköpostilaskut taas ohjataan skannauspalveluun, joka muuttaa ne digitaaliseen muotoon. Sinun tehtäväksesi jää vain tarkistaa ja hyväksyä lasku Procountorissa – vaikka puhelimella kahvitauolla.

Lounas- ja taksikuitit kaltaiset pienemmät ostot hoituvat kätevästi eTasku-sovelluksella. Nappaat kuitista kuvan kännykällä, ja se siirtyy suoraan meille kirjanpitoon. Ei enää lompakossa pyöriviä ja haalistuvia paperilappuja.

Olemme joustavia. Jos digiloikka tuntuu liian suurelta, voit toimittaa aineiston myös perinteisesti. Hoidamme skannauksen puolestasi. Tärkeintä on löytää tapa, joka toimii sinulle.

Matka- ja kululaskut: Yrittäjän paras ystävä

Matka- ja kululaskujen tekeminen on monelle yrittäjälle pakkopullaa. Procountor tekee siitä huomattavasti helpompaa. Voit kirjata matkan tiedot ja kulut suoraan järjestelmään, jolloin ohjelma laskee automaattisesti verovapaat päivärahat ja kilometrikorvaukset. Kun lasku on tehty, se siirtyy meille tarkastettavaksi ja sieltä maksatukseen. Prosessi on nopea ja varmistaa, että saat kaikki korvaukset haettua oikein.

Procountor tehokäytössä: Vinkit, jotka säästävät aikaa ja hermoja

Kun perusasiat ovat kunnossa, on aika siirtyä tehokäyttöön. Nämä ovat niitä vuosien varrella oppimiamme pieniä mutta merkittäviä niksejä, jotka erottavat sujuvan arjen jatkuvasta säätämisestä.

Pankkiyhteydet ja tiliotteet: Reaaliaikainen kassavirran seuranta

Aktivoidaan aina pankkiyhteys Procountorin ja yrityksesi pankkitilin välille. Näin tilitapahtumat päivittyvät automaattisesti kirjanpitoon. Näet reaaliaikaisesti, ketkä ovat maksaneet laskunsa, ja me kirjanpitäjinä voimme täsmäyttää maksut ilman manuaalista näpyttelyä. Saat jatkuvasti ajantasaisen kuvan yrityksesi kassatilanteesta, mikä on elintärkeää päätöksenteossa.

Raportointi, jota oikeasti ymmärrät

Procountor tuottaa valtavan määrän raportteja, mutta pelkkä tuloslaskelman ja taseen toimittaminen sähköpostiin ei riitä. Tehtävämme on kääntää luvut selkokielelle ja auttaa sinua ymmärtämään, mitä ne tarkoittavat liiketoimintasi kannalta.

Käymme kuukausittain tai neljännesvuosittain läpi yrityksesi talouden tunnusluvut. Missä onnistuttiin? Mikä vaatii huomiota? Onko kannattavuus kehittynyt oikeaan suuntaan? Emme ole vain historian kirjaajia, vaan kumppaneita tulevaisuuden rakentamisessa.

Jos yrityksesi kasvaa ja tarvitset syvällisempää talouden sparrausta, raportointi on luonnollinen ponnahduslauta ulkoistetun talousjohtajan palveluihin. Voimme auttaa budjetoinnissa, kassavirtaennusteissa ja strategisessa suunnittelussa – Procountorista saatavan tarkan datan avulla.

Yleisimmät virheet ja miten vältät ne

Kokemuksemme mukaan muutama tyyppivirhe toistuu Procountorin käytössä. Onneksi ne on helppo välttää, kun ne tiedostaa.

1. Väärät ALV-käsittelyt: Yrittäjä saattaa vahingossa valita ostolaskulle väärän arvonlisäverokannan. Prosessissamme kirjanpitäjä tarkistaa aina ALV-käsittelyt, joten virhe korjaantuu viimeistään meidän päässämme.
2. Dimensioiden käyttämättä jättäminen: Dimensiot (kustannuspaikat) ovat tehokas tapa seurata eri liiketoiminta-alueiden tai projektien kannattavuutta. Moni jättää ne käyttämättä, koska ne tuntuvat monimutkaisilta. Autamme niiden käyttöönotossa, jotta saat taloudestasi tarkempaa tietoa.
3. Myyntilaskujen epäselvät tuoterivit: Jos laskulle kirjoitetaan vain ”Konsultointi, 10 tuntia”, se ei anna riittävän tarkkaa kuvaa myynnistä. Tuoterekisterin käyttö ratkaisee tämän ongelman.

Enemmän kuin pelkkä ohjelmisto – Kumppanuus on avainasemassa

Tehokaskaan ohjelmisto ei korvaa asiantuntevaa kumppania. Procountorin todellinen arvo syntyy, kun tehokas teknologia yhdistetään ihmisläheiseen ja asiantuntevaan palveluun.

Me Peten Tilitoimistolla uskomme, että talousasioista pitää voida puhua selkeästi ja ilman turhaa jäykistelyä. Meille voi aina soittaa ja kysyä, oli asia pieni tai suuri. Tiedämme, että taloushallinnon ulkoistaminen on luottamuskysymys, ja haluamme olla sen arvoisia.

Procountorin avulla tarjoamme modernin ja tehokkaan tavan hoitaa taloutta, mutta emme koskaan piiloudu teknologian taakse. Olemme kumppanisi, joka varmistaa, että luvut ovat oikein ja että ymmärrät, mitä ne liiketoiminnallesi merkitsevät.

Jos nykyinen taloushallinnon mallisi tuntuu työläältä tai haluat varmistaa, että saat Procountorista kaiken irti, ota meihin yhteyttä. Katsotaan yhdessä, miten teemme taloushallinnostasi voimavaran, joka tukee yrityksesi kasvua.

Ota yhteyttä ja optimoidaan taloushallintosi!

Usein kysytyt kysymykset

Voiko Procountoriin siirtyä kesken tilikauden?

Kyllä, siirtyminen onnistuu vaivattomasti myös kesken tilikauden. Hoidamme siirron puolestasi: tuomme edellisen kirjanpidon luvut Procountoriin, jotta raportointi jatkuu saumattomasti ja tilinpäätös voidaan tehdä vuoden lopussa normaalisti. Prosessi on suunniteltu aiheuttamaan sinulle mahdollisimman vähän vaivaa.

Mitä jos haluan edelleen toimittaa kuitit paperilla?

Se sopii meille hyvin. Vaikka suosittelemmekin sähköisiä tapoja niiden tehokkuuden vuoksi, palvelumme joustaa tarpeidesi mukaan. Voit toimittaa paperiset kuitit ja tositteet meille postitse, ja me hoidamme niiden skannauksen ja viennin järjestelmään.

Paljonko Procountorin käyttö tilitoimiston kautta maksaa?

Kustannukset koostuvat kahdesta osasta: Procountorin kuukausittaisesta lisenssimaksusta ja tilitoimiston palvelumaksusta. Palvelumaksumme perustuu tyypillisesti tositteiden määrään, eli maksat käytön mukaan. Näin hinnoittelu on ennustettavaa ja skaalautuu liiketoimintasi mukana. Löydät esimerkkihintamme hinnastosivultamme.

Soveltuuko Procountor myös pienelle toiminimiyrittäjälle?

Kyllä soveltuu. Procountorista on saatavilla eri laajuisia paketteja juuri pienten yritysten ja toiminimien tarpeisiin. Vaikka kaikkia ominaisuuksia ei tarvitsisikaan, sähköinen laskutus ja kuittien käsittely tehostavat pienenkin yrityksen arkea merkittävästi. Autamme valitsemaan sinulle sopivimman paketin.

Tarvitsenko erillisen koulutuksen Procountorin käyttöön?

Et tarvitse erillistä koulutusta. Kun aloitamme yhteistyön, opastamme sinut kädestä pitäen käyttämään niitä toimintoja, joita tarvitset, kuten myyntilaskun luomista ja ostolaskujen hyväksymistä. Tämän lisäksi olemme aina puhelinsoiton tai sähköpostin päässä, jos eteen tulee kysyttävää. Tavoitteemme on tehdä käytöstä sinulle mahdollisimman helppoa.