Yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito – mitä eroa niillä on?

Kirjanpitoa voi pitää kahdella tavalla, ja moni aloittava yrittäjä törmää tähän valintaan ensimmäisenä. Kysymys ei ole mieltymyksestä: yritysmuoto ratkaisee suurimman osan siitä, kumpi sinua koskee.

Käymme tässä läpi mitä ne käytännössä tarkoittavat, kenelle kumpikin sopii ja miksi osa yrittäjistä valitsee raskaamman vaihtoehdon vapaaehtoisesti.

Yhdenkertainen kirjanpito

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan rahan liikkeitä: mitä tuli sisään ja mitä meni ulos. Jokainen tapahtuma kirjataan kerran, silloin kun raha oikeasti liikkuu.

Se on kevyt tapa. Kirjauksia on vähemmän, ja kokonaisuuden hahmottaminen on yksinkertaista – tilillä on rahaa tai ei ole.

Mutta se kertoo myös vähemmän. Yhdenkertainen kirjanpito näyttää kassavirran, ei taloudellista asemaa. Siitä ei näe, paljonko asiakkaat ovat sinulle velkaa tai paljonko sinä olet velkaa muille. Jos lähetit ison laskun joulukuussa ja asiakas maksaa sen tammikuussa, se näkyy vasta tammikuussa.

Kenelle: yhdenkertainen kirjanpito on mahdollinen tietyin edellytyksin ammatin- ja liikkeenharjoittajille, eli toiminimille.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle tilille: mistä raha tuli ja mihin se meni. Nimi tulee tästä – sama tapahtuma näkyy kirjanpidossa kahdesti, eri näkökulmista.

Menetelmä on vanha ja se on olemassa siksi, että se pitää itsensä tasapainossa. Jos kirjaukset eivät täsmää, jotain on jäänyt tekemättä.

Kahdenkertaisesta kirjanpidosta syntyy kaksi raporttia:

• Tuloslaskelma kertoo, mistä yrityksen tulos muodostuu tilikauden aikana
• Tase kertoo, mitä yritys omistaa ja mitä se on velkaa tiettynä hetkenä

Nämä kaksi yhdessä antavat kuvan, jota yhdenkertaisesta kirjanpidosta ei saa.

Kenelle: osakeyhtiöt, avoimet yhtiöt, kommandiittiyhtiöt, osuuskunnat ja yhdistykset pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa.

Kumpi koskee sinua?

Yritysmuoto	Kirjanpito
Toiminimi	Yhdenkertainen mahdollinen tietyin edellytyksin, muuten kahdenkertainen
Osakeyhtiö	Aina kahdenkertainen
Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö	Aina kahdenkertainen
Osuuskunta	Aina kahdenkertainen
Yhdistys	Aina kahdenkertainen

Käytännössä kysymys koskee siis vain toiminimiä. Kaikilla muilla vastaus on annettu.

Miksi moni toiminimi valitsee kahdenkertaisen vapaaehtoisesti

Vaikka yhdenkertainen olisi sallittu, se ei aina ole järkevin.

Rahoituksen hakeminen. Pankki tai rahoittaja haluaa nähdä tuloslaskelman ja taseen. Yhdenkertaisesta kirjanpidosta niitä ei saa, joten ne joudutaan rakentamaan jälkikäteen.

Toiminnan seuraaminen. Kun yritys kasvaa, kassavirta ei enää riitä kertomaan miten menee. Kannattavuus ja maksuvalmius ovat eri asioita, ja ne erottaa vain kahdenkertaisesta kirjanpidosta.

Yritysmuodon muutos. Jos toiminimi muuttuu joskus osakeyhtiöksi, kahdenkertainen kirjanpito on jo valmiina eikä siirtymässä tarvitse aloittaa alusta.

Vertailukelpoisuus. Kahdenkertainen kirjanpito tuottaa lukuja, joita voi verrata edelliseen vuoteen ja muihin yrityksiin. Yhdenkertainen ei.

Moni siirtyy kahdenkertaiseen jo ennen kuin on pakko, juuri näistä syistä.

Miten me teemme sen

Me teemme kahdenkertaista kirjanpitoa kaikille asiakkaillemme, myös niille toiminimille joille yhdenkertainen olisi sallittu. Se on tietoinen valinta: kahdenkertainen antaa yrittäjälle tuloslaskelman ja taseen, vertailukelpoiset luvut ja valmiuden rahoitusneuvotteluihin.

Ero näkyy siinä hetkessä, kun yrittäjä tarvitsee numeroita johonkin muuhun kuin veroilmoitukseen.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle käytännössä

Yrittäjän ei tarvitse osata valita. Kirjanpitäjä katsoo yritysmuodon, toiminnan laajuuden ja sen mihin olet menossa, ja kertoo kumpi on järkevä.

Se mikä sinun kannattaa tietää on tämä: kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä alusta asti, riippumatta siitä kumpaa menetelmää käytetään ja kuinka pientä toiminta on. Kuitit on säilytettävä, tapahtumat kirjattava ja ilmoitukset annettava.

Menetelmä vaikuttaa siihen, miten kirjanpito tehdään. Se ei vaikuta siihen, tarvitseeko sitä tehdä.

Jos mietit kumpi sinua koskee, kysy. Se selviää yleensä muutamalla kysymyksellä.

Lue lisää siitä, miten hoidamme kirjanpidon ja tilinpäätöksen toiminimille ja pienille osakeyhtiöille.